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名刺の勘定科目は何にすればいい?その理由は?

名刺はビジネスにおける必須アイテムのため、経費計上が可能です。

しかし、誰が何の用途で使うのかによって、適切な勘定科目は異なります。消耗品費か広告宣伝費かなどは、勘定科目の意味や、名刺の目的などを理解すれば、最適な科目を選ぶことが出来ます。

今回はそんな名刺の勘定科目の仕訳かたと注意点について紹介していきます。

名刺の勘定科目は?

名刺の勘定科目は何になるのでしょうか。

名刺は配布して消耗するため「消耗品費」

名刺の目的は取引先に自社の従業員を知ってもらうことで、そのために名刺を取引先に渡します。

つまり名刺は常に消費することになり、配れば無くなっていくものです。

このように考えれば、名刺は「消耗品」ということになり、名刺代は「消耗品費」に経費計上するのが一般的です。

費用的にも通常であれば1回の印刷費は数千円程度が一般的ですから、消耗品費としても適切な金額と言えるでしょう。

もし通常、消耗品費の勘定科目で仕訳をしていない場合は、名刺代だけを「消耗品費」の勘定科目で仕訳をするのではなく、「事務用消耗品費」「事務用品費」という科目を使う場合もあります。

「広告宣伝費」とするケース

その他に広告宣伝費とするケースもあります。

商品などの宣伝内容がある場合

名刺に商品などを載せている場合、従業員の情報と同時に、商品やサービスを宣伝するという目的もありますので、「広告宣伝費」という分類の仕方もできます。

例えば、商品紹介やサービスの内容を名刺に印刷するようなケースです。商品の写真と説明文を名刺の裏面に入れていたり、ウェブサイトにアクセスしてもらうためのQRコードなどが記載されている名刺も、近頃では珍しくありません。

このような販売促進目的を兼ねた名刺の場合は、名刺の役割以外に、カタログやパンフレット・チラシのような役割を果たすため、「会社の広告・販促活動に係る取引」に対して用いる勘定科目「広告宣伝費」として処理する方が、取引内容がわかりやすいことがあります。

また、名刺交換するのではなく、イベント時などに不特定多数の人に配布するという用途の場合も「広告宣伝費」として計上することも可能ではあります。

「印刷製本費」とすることもできる

外部の印刷業者に依頼して名刺を作成する場合は、名刺代を「印刷製本費」の勘定科目を使って仕訳することもできます。「印刷費」と呼ばれることもあります。

名刺仕訳の注意点(確定申告・決算時)

このように名刺の勘定科目は基本的には消耗品費、使い方によっては広告宣伝費などにできることがわかりました。

ただし勘定科目を何にするかについてはいくつかの注意点があります。

勘定科目を無駄に変更しない

名刺に限らず、一度決めた勘定科目は継続して使い続けるのが原則です。法律に違反するわけではありませんが、確定申告のときに余計な事務処理が増える可能性があります。

また、勘定科目は経営を健全に進めるため、この勘定項目をチェックして無駄な経費を削減していく、などといった経営改善のための指針として、勘定科目は重要な意味を持っています。

そのため思いつきで毎年名刺の科目を変更していては、経営改善のためにカットするべきコストが見えにくくなってしまうというデメリットがあります。

そのため勘定科目は一度決めたら、無駄に変更しない方が良いのです。

違和感のある勘定科目の場合チェックが入る可能性も

もし勘定科目を変更した場合、税務署に変更理由の説明を求められる場合もあり、そのようなことが重なると税務署からの不信感が強くなってしまう可能性があります。名刺の仕訳を含め、一度決定した勘定科目は、よほどの理由がない限り変更しない方が無難です。

雑費に混ぜると適切ではないと判断される可能性も

仕訳の分類に悩むと「雑費」で計上することもあるかと思います。

ある意味何でも屋的に使えてしまうのがこの雑費なのですが、勘定科目のそもそもの目的である「取引内容を明確にする」という視点から見れば、 雑費という科目はあいまいな項目であると言わざるを得ません。

税務署も雑費に含まれる内容には注視することが多く、ここに名刺などの消耗品に含まれるものが計上されていると、あらぬ誤解の原因にもなりかねません。

明らかに雑費に分類するべきではない名刺などを、面倒だからと言って雑費に入れることは、このようなな視点からも望ましくないと言えるでしょう。

まとめ

「名刺」の勘定科目の仕訳は基本的に「消耗品費」となります。

「消耗品というのは文字通り消耗する品であり、名刺というのは他社の人と初めて会う時、商談、郵送物への同封など対外的に使うため、必ず減っていくことが前提となります。

ということは基本的に名刺は消耗品であるという理解が、最もシンプルであると言えるでしょう。

経費的にも名刺の印刷はそこまで高額なものではなく、せいぜい数千円程度のものですから、消耗品費として計上して全く問題ないはずです。

ただし必ずしも消耗品費でなければいけないというわけではありません。

広告宣伝を含む場合やイベント配布等の場合は「広告宣伝費」でも可能です。

名刺は初対面の人に自己紹介をするために用いられる以外に、宣伝的に使われるケースもよくあります。

例えば自社の製品を名刺の裏面に印刷して使う場合などは、その名刺はチラシやリーフレットの代わりになるとも考えられます。

そうなると名刺の価値としては、消耗する自己紹介のためのツールというよりは、自社の商品をアピールするための「宣伝」という意味合いが強くなっているとも言えるでしょう。

さらにその他にも勘定科目の仕分けは消耗品費や広告宣伝費の他にも計上することが可能です。

名刺の製作を外部委託の場合「印刷製本費」とすることも可能です。印刷製本費は、いわゆる一般的な印刷のための費用です。

印刷のための費用とはすなわち営業活動を行うために外部の業者に依頼して印刷した成果物に対して発生する費用となり、名刺もまた営業活動を支えるためのツールとして考えると、この仕分けをすることも可能です。

さて、仕分けに関してはいくつかの注意点があります。

勘定科目というものは法的に定義されていたり、多少の幅があるからと言って問題になるわけではありません。

しかしあまりに仕分けの方法が乱雑になってしまうと、内部的にも外部的にもトラブルの元になる可能性があることは覚えておきましょう。

そもそも勘定科目は、自社の経営状態をチェックし、改善するために仕分けを行うという意味合いがあります。

そのため勘定科目を頻繁に変えてしまうと、経費の見直しをする際にどの科目をコストカットしていくかといった判断がしにくくなり、経営改善がすすみません。

さらにこの勘定科目は税務署もしっかりチェックしますので、毎年のように名刺の勘定科目が変わっていると、不要な疑惑を持たれてしまう可能性もあるのです。

そのようなトラブルにならないよう、仕訳の基本をおさえておきましょう。

・コロコロと都度、科目を変更しないようにしましょう。
・取引内容を明確にするという主旨を認識し、仕訳しましょう。
・通常「消耗品費」勘定を使っていない場合は同じ取引内容の仕訳に順じることが無難です。
・実態にあった適切な科目に仕訳しましょう。

いかがでしたでしょうか。

これで名刺の勘定科目を何にするか、お分かりになったはずです。

勘定科目の意味や方法と、自社の名刺の役割をしっかり理解して、ぜひ名刺を正しい勘定科目に仕分けをしてくださいね。

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