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名刺交換は大切なビジネスマナー!その作法とルールを覚えておこう

ビジネスにおいて名刺交換は、はじめて出会う人とのファーストコンタクトとなるため、失敗が許されないアクションということができます。

名刺交換にはビジネスマナーとして覚えておかなければならないルールがありますから、まずはそのルールをしっかり覚えておいてください。

さらに交換し終わった名刺の管理も、ビジネスパーソンとしてしっかり手法を理解しておくべきです。

今回は、そんなビジネスにおける名刺交換の方法と、管理について説明していきます。

いざ名刺交換をするときの順序とルール

いざ名刺交換をするときの順序とルール

ではいざ名刺交換というときに、どんな順番で、どのように名刺を交換すれば良いのでしょうか。

名刺交換にはきちんとしたビジネスルールが存在しますので、しっかり覚えておきましょう。

事前に名刺を用意しておく

名刺交換を行うタイミングは、ほとんどの場合事前にわかっているはずです。

そのため、今から名刺交換するというときには、事前に名刺を用意しておきましょう。名刺をすでに名刺入れから出しておいてもよいでしょう。

名刺交換する相手が複数いる場合は、人数分の名刺をあらかじめ出しておけばスムーズな名刺交換ができるはずです。

お金を受け取る側が先に出す

名刺交換を名刺交換をする際に、どちらが先に名刺を出すのかという順番は重要なポイントです。原則的には「目下」の方から自己紹介をして名刺を差し出すのがルールです。

この目下というのは単に役職や年齢によるものではなく、お金を受け取る受注側が目下ということになります。

この順番を間違えると相手に不快な感情を与えてしまいかねないため、注意してください。

名刺を差し出す際には、名刺の内容が読めるように文字に指がかからないよう出すようにしましょう。

両手で差し出しながら会社名と氏名を口頭で

名刺交換をする際には必ず両手で飯を差し出すように渡してください。片手で名刺を出すのは絶対にしてはいけない悪い作法です。

名刺を出す高さは、自分の胸の高さになります。この高さというのは、相手が名刺に書かれていることを読みやすい位置となります。そして会社名と氏名を口頭で伝えてください。

相手の名刺を受け取る

自分の名刺を渡したら次に相手の名刺を受け取ります。受け取る際も当然ですが両手で受け取りましょう。

さらに「頂戴いたします」という一言も添えてください。受け取った後には「〇〇様ですね」と相手の名前を確認するために復唱します。

名刺交換のNGマナー

名刺交換のNGマナー

では続いて、絶対に避けておきたい名刺交換の際のNGなマナーを見ていきましょう。

座ったまま名刺交換する

名刺交換のNGマナー筆頭となるのは、座ったままの名刺交換です。たとえ相手が座っていたとしても、自分は必ず立って名刺交換をしてください。

部屋で相手が来室するのを待つために座っていたとしても、相手が部屋に入ってきたから必ず立ち上がり名刺交換に備えておきましょう。

テーブルを挟んで名刺交換しない

会議室や応接室には大抵の場合テーブルが用意されています。実際に席に着いてからはテーブルをはさんで向き合うことがほとんどですが、名刺交換はテーブルをはさんではいけないというのがマナーとなります。

名刺交換の際に机を挟んでいた場合は、相手の側に回ってテーブルをまさまないよう気をつけましょう。

ポケットや財布から出すのはタブー

名刺交換の際には名刺は必ず名刺入れから出すようにしてください。名刺を財布やポケットに入れている人もいますが、自分の名刺は当然ですが相手の名刺も最後には名刺入れに収納するのがマナーです。

名刺入れもあまり派手なデザインのものは避けて、スタンダードでシックなものを使いましょう。

もらった名刺の保管方法

名刺交換のNGマナー

次にもらった名刺をどう保管するかについて見ていきましょう。

名刺の本来の使い方は、受け取った後連絡を取りたい時などに連絡先を確認することにあります。

そのため、整理整頓を心がけるのが名刺の保管方法のポイントです。

名刺フォルダに入れる前にまずメモを

名刺交換を済ませてオフィスに持ち帰った名刺は、専用の名刺保管用のケースやフォルダーに収納します。

これは専用のグッズを使い、きちんと整理して保管することがポイントです。

しかし名刺だけを整理しても、それを受け取った相手と名刺がリンクしていないと後から探すときになかなか見つからないなど、手間と時間がかかってしまいます。

そのため名刺を保管する前に改めて交換した人の特徴や仕事内容などをメモして、名刺と一緒にしまっておくような工夫が必要です。

不要な名刺はシュレッダーで

名刺を保管し続けるとどんどん増え続け、保管場所が圧迫されてしまいます。

場所がなくなるだけではなくあまりに大量の名刺をそのまま保管しておくと、必要なときに必要な人を探すときに探しにくくなるという問題もあります。

そのため、あまり重要度の高くない人の名刺は処分してしまっても良いでしょう。

ただしできることなら処分する前に、後で説明するデジタルデータでの保管を済ませておいた方が安心できます。

名刺を処分する際には、適当にゴミ箱に捨ててしまうと個人情報が流出する可能性がありますから、シュレッダーなどを使い情報漏洩を避けるようにしてください。

デジタル保存する名刺も増えつつある

名刺の管理は今や紙のまま保存するだけでなく、デジタル化で管理するのがトレンドとなっています。

スマホで名刺スキャンして画像データとして管理する、名刺管理専用アプリや、クラウドを使ってテキストデータを抽出して画像と共に氏名や住所などを自動でデータ化してくれるサービスも利用できます。

デジタル化でテキストデータとして名刺が管理できるようになれば、その後必要なときに即座に検索して必要な情報がチェックできるため、今後ますますこのようなデジタル名刺管理の必要性が高くなっていくでしょう。

名刺交換トラブルシューティング

名刺交換のNGマナー

このように名刺交換にはきちんとしたマナーや、その後の管理方法の注意点などがいくつかあります。

さらに名刺交換の際に、ついやってしまいがちなミスや思わぬ対応を迫られるシーンもあります。

そのような急なトラブルの際に、どのように対応したらいいかを事前に知っておけば、より安心して名刺交換ができるようになるはずです。

名刺を忘れてしまった!

名刺を常に携帯することはビジネスパーソンとしては当然の習慣ですが、忘れてしまったときに限って名刺交換をしなければならないというのも、ありがちなミスです。

そんな時は面談が終わった後、オフィスに戻ってから改めて名刺と共にお詫びの手紙を郵送で送ると良いでしょう。

そこまですれば丁寧な人というイメージを与えることができ、場合によっては逆に好印象を持ってもらえる可能性もあります。

目上の相手から先に名刺を出されてしまった!

一般的に目上の人は相手が名刺を出すまで待っていることが多いのですが、中には先に名刺を出してくる人も少なからずいます。

そんなときには無理に自分の名刺を渡すのではなく、しっかりと「頂戴いたします」と挨拶しながら先に受け取ってしまっても良いでしょう。

後から自分が名刺を出す際には「申し遅れました」と一言添えながら渡すと良いでしょう。

同時名刺交換が最近のトレンド

近頃では名刺を目上目下関係なく交換するために、同時に交換するというマナーもよく使われています。

これは、自分の名刺を名刺入れの上に置きながら右手で出し、相手の名刺を名刺入れの上で左手で受け取り、お互いの名刺を名刺入れの上で同時に交換するという方法です。

この際に気をつけたいのが、受け渡しは名刺入れの上で片手になりますが、最終的には必ず両手で名刺を持って受けるということです。

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