アポイントメールの書き方＆例文集｜初回・名刺交換後・展示会後にも対応

ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。なお、下記の日程でご調整可能です。・6月12日（水）10:00〜12:00・6月13日（木）14:00〜17:00・6月14日（金）終日対応可能

｜要件を明確に伝える

　例：「 ご挨拶のお願い 」→「 ○○のご相談の件 」

｜日時や内容を具体的に記載

　例：「 日程のご相談 」→「 ○/○ アポイントご相談の件 」

｜誰からの連絡かひと目で分かるように

　差出人名が表示されない場合もあるので、会社名や名前を入れておくと親切です。

このように件名には「 誰が・なんのために・いつの件か 」を端的に盛り込むことで、相手に伝わりやすく、信頼感のある第一印象を与えることができます。

①件名

内容が一目で伝わるよう、簡潔かつ具体的に記載します。（ 目安：18文字前後 ）
迷わせない件名は、メールを開封する確率を大幅に左右します。
例：
「 【 アポ希望 】〇月〇日 面談のお願い 」
「 〇〇のご提案に関するご連絡 」

② 宛名

会社名・氏名を正確に書き、敬称は「 様 」を使います。
複数人宛の場合は「 〇〇株式会社 ご担当者様 」としてもOKです。
例：
「 株式会社〇〇　営業部　〇〇様 」

③挨拶・名乗り

冒頭では丁寧な挨拶と自分の名前を入れることで信頼感を持たせることができます。初めての相手であれば、「 初めまして 」や「 突然のご連絡失礼致します」などを一言添えると好印象です。
例：
「 はじめまして。株式会社○○の□□と申します。 」
「 いつもお世話になっております。株式会社○○の□□でございます。 」

④ 要旨

メールを送った目的や背景を簡潔に伝え、具体的な候補日を箇条書きで提示します。丁寧な説明＋複数の日程提示は、相手に好印象を与えやすく、返信もしやすくなります。
記載すべき要素の例：
・ご連絡の経緯（ 例：「 先日お名刺を交換させていただいた件について… 」など ）
・提案内容の概要（ サービス紹介、課題解決の提案、商品デモなど ）
・相手にとってのベネフィット（ 具体的な導入メリットや支援内容 ）
・候補日（ 3〜5案を箇条書きで提示 ）

⑤ 結び

返信を促しつつ、相手への配慮や感謝を込めた一文で丁寧に締めくくりましょう。
例：
「 お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 」

⑥ 署名

氏名・会社名・部署・電話番号・メールアドレスなど、すぐ連絡が取れる情報を明記します。
署名に抜けや誤字があると信頼性に関わるため、必ずチェックを。

初回アポ依頼（営業・採用など）

ポイント：
✔︎初回は「 突然のご連絡失礼します。 」と断りを入れると丁寧な印象に
✔︎候補日を複数提示すると、相手も返信しやすい

名刺交換後のアポイント依頼

ポイント：
✔︎名刺交換後は“ お礼＋本題 ”の流れが自然。
✔︎相手に好印象を残すには「 ご多用のところ恐縮ですが 」など配慮の一文を入れると◎

展示会・イベント後のフォロー

ポイント：
✔ 展示会後は来場のお礼が必須。まずは感謝を。
✔ 「 当日ご紹介しきれなかった内容 」など自然な導線づくりがカギ。

既存顧客への定期的な提案・アプローチ

ポイント：
✔ 既存の取引関係がある場合は「 いつもお世話になっております。 」の一文が必須。
✔ 新商品・サービスなど “ 何を伝えたいか ” が端的に明示されていると親切です。

英語でのアポ取りメール

ポイント：
✔ シンプル＆丁寧が鉄則。ビジネス英語では「 Would you be possible…? 」が便利。
✔ カジュアルになりすぎず、敬意を込めて締めましょう。

日程調整のやり取り（ 返信例 ）

ポイント：
✔ 相手の提案を受けたことを明示し、確認が取れている安心感を。
✔「 当日はよろしくお願いいたします。 」など結びの丁寧さも忘れずに。

1.返信が来ないときは、催促メールを“ 1週間以内 ”に送る

返信がないからといって、すぐに再送するのはNG。目安は“ 3営業日〜1週間程度 ”。相手が多忙な可能性も考慮し、タイミングと文面のトーンには注意しましょう。

2.件名・本文は毎回変える（ 再送時も工夫を ）

“ Re: ”や“ Fwd: ”を重ねすぎると見づらくなるため、再送時は新しい件名をつけるのも有効です。また、本文もテンプレ通りではなく、相手に合わせて微調整すると丁寧な印象になります。

3.Cc・Bccの使い分けに注意

複数の担当者に送る場合、“ Cc ”で透明性を持たせ、“ Bcc ”では個人情報が見えないようにします。社内の上司やチームメンバーへの共有も、状況に応じて入れるとスムーズです。

4.営業メールでも“ しつこさ ”や“ 押し売り感 ”はNG

提案内容がどれだけ魅力的でも、相手が「 断りづらい 」と感じてしまっては逆効果。「 ご検討いただけますと幸いです。 」など、選択の余地を残す表現を選びましょう。

5. 送信前の “ 誤字脱字・相手名の確認 ”はマスト

メールの基本ではありますが、相手の社名・氏名の間違いは失礼にあたります。送信前に一度、自分の署名も含めて全体を見直す癖をつけましょう。

6. アポイントが決まったら“ カレンダー登録 ”もおすすめ

GoogleカレンダーやOutlookなどに登録しておけば、自動でリマインド通知が届き、抜け漏れを防げます。参加URLや資料のリンクも一緒に入れておくと親切です。

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